Markiere die komplette Liste der Tabelle „Grundtabelle“ (Cursor nach A1 und die Tastenkombination „Strg-Shift-Ende1).
Nun wähle in der Menüleiste <Daten> – <PivotTable- und PivotChart-Bericht>.
Es öffnet sich der Assistent der Dir helfen wird, die Pivot-Tabelle zu erstellen.
Nach Klick auf „Weiter“ kommst Du in das Fenster, in dem der Listenbereich aufgrund Deiner Markierung schon voreingestellt ist.
Diese Einstellung kannst Du deshalb unverändert übernehmen.
Im folgenden Fenster wirst Du nun gefragt, ob Du die Pivot in ein neues Tabellenblatt oder im bestehenden Tabellenblatt erstellen möchtest.
Der Übersicht halber entscheiden wir uns für ein neues Tabellenblatt.
Nach Klick auf „Fertig stellen“ wird die „rohe Pivot-Tabelle“ in einem neuen Tabellenblatt erstellt und wir ziehen nun die Felder entsprechend der Aufgabenstellung auf die entsprechenden Felder.
Dazu klicken wir in der Feldliste (im Beispiel unten ist es auf der rechten Seite) auf den entsprechenden Titel und ziehen diesen mit gedrückt gehaltener, linker Maustaste auf den mit den Pfeilen angezeigten Standort.
Das sieht dann in etwa so aus
Im Moment wird in der Übersicht jedes Datum separat aufgelistet, wir möchten diese jedoch in Quartale zusammenfassen.
Mit einem Rechtsklick auf eines der Datumsfelder lassen wir uns deshalb über <Gruppierung und Detail anzeigen>, <Gliederung …> die Quartale auflisten.
Unser erstes Ergebnis könnte dann in etwa so aussehen (evtl. müssen noch alle Quartale bis auf das Erste ausgeblendet werden):
Da wir sowieso nur das erste Quartal gebrauchen, können wir die Teilergebnisse (Beispiel „Qrtl1 Summe“) ausblenden. Dazu machen wir einen Doppelklick auf Auftragseingang und wählen im Dialogfeld unter Teilergebnisse die Möglichkeit „Keine“:
In einer Pivot-Tabelle werden normalerweise die Spaltenbreiten beim Aktualisieren automatisch angepasst. Da wir diese unterschiedlichen Spaltenbreiten unübersichtlich und unschön finden, schalten wird dies aus. Dazu machen wir irgendwo in der Pivot-Tabelle einen Rechtsklick und wählen <Tabellenoptionen…>. In diesem Fenster deaktivieren wir die Eigenschaft „Tabelle AutoFormatieren“ und klicken anschliessend auf <OK>:
Das Ergebnis formatieren wir dann so, dass es unseren Bedürfnissen gerecht wird. Dies sieht dann beispielsweise folgendermassen aus:
Eigentlich sind wir damit mit dieser Pivot-Tabelle fertig. Nur etwas fehlt noch: Wir vermuten, dass wir nach dem zweiten Quartal eine neue Auswertung machen müssen. Bis dann werden weitere Daten hinzukommen. Und da wir keine Lust haben, die Quelle alle drei Monate anzupassen, wollen wir diese dynamisch machen. Das heisst, Excel soll immer automatisch alle Daten aus der Quelltabelle suchen und übernehmen.
Um dieses Ziel zu erreichen, müssen wir einen Bereich definieren. Dazu klicken wir im Menü <Einfügen>, <Namen>, <Definieren…>. Dem Bereich geben wir den Namen „Pivot_Daten“ und schreiben unter „bezieht sich auf:“ die Formel „=BEREICH.VERSCHIEBEN(Tabelle1!$A$1;;;ANZAHL2(Tabelle1!$A:$A);ANZAHL2(Tabelle1!$1:$1))“ hin.
Was wird mit dieser Formel erreicht?
Mit ANZAHL2(Tabelle1!$A:$A) ermitteln wir die Anzahl gefüllte Zellen in der Spalte A der Quelltabelle.
Mit ANZAHL2(Tabelle1!$1:$1) ermitteln wir die Anzahl gefüllte Zellen in der Zeile A der Quelltabelle.
Mit BEREICH.VERSCHIEBEN(Tabelle1!$A$1;;;…;…) geben wir einen Bereich zurück, der bei A1 beginnt und so viele Zeilen/Spalten besitzt, wie wir als gefüllt ermittelt haben.
Diesen ermittelten Bereich speichern wir also unter dem Namen Pivot_Daten, in dem wir, nachdem wir die Eingaben gemacht haben, auf OK klicken:
Nun müssen wir die Quelle der Pivot-Tabelle auf den Verweis „=Pivot_Daten“ abändern. Dazu machen wir irgendwo in der Pivot-Tabelle einen Rechtsklick und wählen <PivotTable Assistent>:
Dieses Fenster kennen wir schon vom Erstellen der Pivot-Tabelle. Die Quelle haben wir einen Schritt vorher eingegeben. Deshalb klicken wir auf zurück. Die Quelle ändern wir, wie schon oben erwähnt auf „=Pivot_Daten“ ab und bestätigen anschliessend mit einem Klick auf Fertig stellen:
Es gibt zwar keine merkliche Veränderung, aber bei einer neuen Zeile in der Tabelle1 wird diese automatisch ergänzt.
Da unser Chef in der Tabelle vermutlich noch Änderungen vornimmt, integrieren wir eine Funktion, welche die Pivot-Tabelle automatisch aktualisiert, sobald die Tabelle aktiviert wird. Diese zusätzliche Hilfe erreichen wir mithilfe eines Makros.
Dazu öffnen wir die Tabelle, welche die PivotTable beinhaltet. In den Blattregisterkarten machen wir auf diese Tabelle einen Rechtsklick und wählen <Code anzeigen>
In dem neu erscheinenden Fenster fügen wir auf der rechten Seite folgenden Code ein:
Private Sub Worksheet_Activate()
Dim pt As PivotTable
For Each pt In Me.PivotTables
pt.RefreshTable
Next
End Sub
Das Fenster könnte dann ungefähr so aussehen:
Anschliessend können wir das Fenster schliessen.
Nun wird jedes Mal, wenn die Tabelle geöffnet wird, die Pivot-Tabelle aktualisiert.